Digitaler Nachlass

Digitaler Nachlass in der Archtpraxis¶

Das unangenehme Thema: Was passiert mit der Praxis, wenn Sie ausfallen?¶

Das ist ein Gespräch, das kein Arzt gerne führt. Aber es ist notwendig: Was passiert mit den Patientenakten, den Praxis-Daten, der Praxis-IT, wenn Sie morgen für Wochen ausfallen? Oder im schlimmsten Fall: wenn Sie sterben?

Für angestellte Ärzte ist das ein Problem der Klinik. Für niedergelassene Ärzte und Zahnärzte ist es ihre Verantwortung.

Die rechtlichen Anforderungen: Aufbewahrungspflichten bleiben bestehen¶

Patientenakten müssen 10 Jahre aufbewahrt werden – das steht im Gesetz. Das gilt unabhängig davon, ob Sie noch praktizieren oder nicht. Wenn Sie sterben, müssen Ihre Akten immer noch 10 Jahre aufbewahrt werden – von irgendwem.

Das bedeutet: Im Todesfall gibt es keine "einfach löschen"-Lösung. Es braucht jemanden, der sich um die Akten kümmert – digital und analog.

Zusätzlich: Wenn Sie die Praxis an einen Nachfolger übergeben, muss die IT-Infrastruktur übergeben werden – zusammen mit allen Zugängen und Dokumentationen.

Die praktischen Probleme¶

Problem 1: Der eHBA bleibt beim Arzt Der eHBA (elektronischer Heilberufsausweis) ist persönlich und bleib bei dem Arzt. Was passiert damit, wenn dieser stirbt? Wer kann damit noch arbeiten?

Problem 2: PVS-Zugang und Passwörter Wer hat Zugang zum PVS? Nur der Arzt? Dann ist die Praxis im Notfall lahm. Wie und wann wird ein Nachfolger Zugang bekommen?

Problem 3: Patientendaten und -geheimnis Auch nach dem Tod bleibt die Schweigepflicht bestehen. Die Person, die mit den Patientendaten umgehen muss (zur Sicherung und Übergabe), muss ebenfalls zur Schweigepflicht verpflichtet sein.

Problem 4: Krankenkassen-Kommunikation Wer nimmt Abrechnung vor? Wer bearbeitet Anträge? Im Notfall kann das Wochen oder Monate sein.

Was zu tun ist: Der digitale Nachlass-Plan¶

1. Eine Vertrauensperson benennen¶

Eine Person, die im Notfall (Ausfallz, Berufsunfähigkeit, Tod) Zugriff auf die digitale Infrastruktur bekommt und weiß, was zu tun ist. Das kann sein: - Ein Familienmitglied mit IT-Verständnis - Ein befreundeter Kollege - Ein externer Sicherheitsbeauftragter (formaler, aber distanziert)

Diese Person muss: - Wissen, dass sie diese Rolle hat - Die Rolle schriftlich verstehen (was ist zu tun?) - Zur Schweigepflicht verpflichtet sein

2. Das Notfalldokument erweitern¶

Das besteht bereits für IT-Krisenszenarien. Jetzt wird ein neuer Abschnitt hinzugefügt: "Im Notfall meines Ausfalls oder Todes"

Dieser Abschnitt sollte enthalten: - Wichtige Kontakte: Wen informieren? Familienmitglieder? Ärzte-Kammer? KV? - Laufende Patienten: Gibt es besonders vulnerable Patienten, die vor Unterbrechung schützen müssen? - eHBA und Zugangsdaten: Wo liegen sie? Wer bekommt Zugriff? - PVS-Zugang: Wer wird ein Notfall-Admin? Wie wird dieser informiert? - Patientenakten-Aufbewahrung: Wer kümmert sich um die 10-Jahres-Aufbewahrung? Ein Nachfolger? Archiv? - Praxisübergabe: Soll die Praxis übernommen werden? Von wem? Mit welchen Schritten? - Domains, Verträge, Versicherungen: Wer kündigt, wer verzichtet?

3. Eine Vollmacht ausstellen¶

Eine schriftliche Vollmacht, die einer Vertrauensperson erlaubt, im Notfall in Ihrem Namen zu handeln – gegenüber: - IT-Anbietern (um Zugänge zu entsperren) - Der Ärztekammer (zur Notifikation) - Banken (für Praxis-Konten) - Krankenkassen und KV (zur Abrechung)

Das ist ein rechtliches Dokument. Besprechen Sie es mit Ihrem Anwalt.

4. Testament und digitaler Nachlass¶

In Ihrem Testament können Sie festlegen: - Wer erbt die Praxis? (Falls relevant) - Wer kümmert sich um die Patientenakten? - Wie werden sensible Daten nach der Aufbewahrungspflicht gelöscht?

Manche Cloud-Anbieter (Google, Microsoft) haben spezielle "Nachlassverwalter"-Tools, wo Sie zentral festlegen können, wer im Todesfall Zugriff bekommt.

5. Ein Übergabe-Szenario durchdenken¶

Wenn Sie berufsunfähig werden oder retire gehen, soll die Praxis übergeben werden. Das braucht IT-seitig: - Ein formales "Handover"-Dokument: Alle Zugänge, Passwörter, Verträge, Hardware - Ein Training für den Nachfolger: "So funktioniert die IT dieser Praxis" - Eine Übergangszeit (3-6 Monate?), in der die alte und neue IT parallel laufen

Die minimale Lösung – und sie reicht für den Anfang¶

Sie brauchen nicht sofort ein perfektes System. Die Minimalversion ist diese:

Es gibt eine Vertrauensperson, die weiß, dass sie diese Rolle hat. (Das allein ist schon ein Riesen-Schritt)
Diese Person weiß, wo das Notfalldokument liegt – und wie sie darauf zugreifen kann. (Zuhause? Beim Anwalt? Beim Safe-Vermieter?)
Das Notfalldokument enthält genug Information, um die kritischsten Dinge zu tun: Wichtige Kunden informieren, laufende Geräte-Verträge stilllegen, Daten sichern.

Das ist nicht perfekt. Aber es ist unendlich besser als nichts.

Spezialfall: Ärztekammer und regulatorische Anforderungen¶

Die Ärztekammer Ihres Bundeslandes hat möglicherweise Regelungen zur Praxis-Abwicklung im Todesfall oder bei Berufsunfähigkeit. Informieren Sie sich: - Aufbewahrungspflicht für Patientenakten - Wer kann die Praxis übernehmen? - Wer kümmert sich um die Fortführung?

Das ist regional unterschiedlich – es lohnt sich, die Kammer zu fragen.

Checkliste: Digitaler Nachlass¶

Es gibt eine Vertrauensperson, die im Notfall handeln kann und weiß, dass sie diese Rolle hat.
Diese Person weiß, wo das Notfalldokument liegt – und wie sie darauf zugreifen kann.
Das Notfalldokument enthält einen Abschnitt "Im Notfall meines Ausfalls oder Todes".
Eine schriftliche Vollmacht ist vorbereitet oder zumindest geplant.
Das Thema ist in meinem Testament oder meiner Nachlassplanung erwähnt.
Ich habe die Ärztekammer kontaktiert und kenne die regionalen Anforderungen zur Praxis-Abwicklung.
Der eHBA und wichtige Passwörter sind dokumentiert (wo, nicht in Text).
Ein Nachfolge-Szenario ist zumindest im Kopf durchdacht.